Algemene voorwaarden clubs Zoek & Boek

Algemeen

Zoek & Boek is een platform van de Atletiekunie en onderdeel van hardlopen.nl met jaarlijks meer dan 1 miljoen unieke bezoekers, waarvan bij de Atletiekunie aangesloten clubs gebruik kunnen maken om hun aanbod aan activiteiten kenbaar te maken. De diversiteit aan activiteiten is groot en kan variëren van een webinar van één uur tot een cyclus van trainingen gericht op het deelnemen aan een toekomstig loopevenement. Voor alle activiteiten in Zoek & Boek geldt dat het geen reguliere trainingsactiviteiten betreffen, maar specifieke activiteiten die gericht kunnen zijn op een breed publiek met een een start- en einddatum. Voor alle activiteiten geldt dat zij niet alleen toegankelijk zijn voor leden van de organiserende club, maar juist ook bedoeld zijn voor geïnteresseerde sporters die niet zijn aangesloten bij een club, of lopers van de ene club die aan een korte activiteit van een andere club willen deelnemen. De inschrijving voor activiteiten en de betaling hiervoor verlopen allebei via Zoek & Boek, de uitvoering van de activiteit ligt meestal in handen van de organiserende club. De Atletiekunie plaatst ook zelf activiteiten in Zoek & Boek.

Aanmelden aanbod Zoek & Boek

Bij de Atletiekunie aangesloten clubs kunnen hun aanbod aan activiteiten plaatsen in Zoek & Boek. Het beheer van het aanbod is ondergebracht in Volta, het CRM-systeem van de Atletiekunie. Om toegang te krijgen tot Volta heb je inlogrechten nodig. De voorzitter of secretaris van de club kan deze beheerdersrechten toekennen.

Is de club niet aangesloten bij de Atletiekunie dan is het niet mogelijk om aanbod aan te melden.

Activiteiten die aangemeld kunnen worden voor het Zoek & Boek zijn alle activiteiten die geen reguliere trainingsactiviteiten betreffen, maar specifieke activiteiten die gericht kunnen zijn op een breed publiek aan sporters. Alle activiteiten hebben een start- en einddatum. Activiteiten moeten hardloop-gerelateerd zijn. Voorbeelden zijn: cursussen, clinics, kennissessies of fysieke testen. Binnen Zoek & Boek is het niet toegestaan om deelnemers door te verwijzen naar een ander inschrijfsysteem.

Deelnemersbijdrage

De organiserende club bepaalt zelf de prijs voor leden en niet-leden van de Atletiekunie om deel te mogen nemen aan de clubactiviteit. Uitzondering hierop zijn door de Atletiekunie ontwikkelde concepten zoals Yakult Start to Run. Hiervoor worden landelijk dezelfde deelnemersbijdragen gehanteerd.

Inschrijving en betaling deelnemers

Inschrijving voor deelnemers is alleen mogelijk als naast de inschrijving voor een activiteit tegelijkertijd de deelnemersbijdrage via IDEAL wordt voldaan. Om in te schrijven, doorloopt de deelnemer de stappen van het inschrijfproces en na afronding van de inschrijving ontvangt de deelnemer automatisch een bevestiging per e-mail. Separaat ontvangt de deelnemer een e-mail met een betalingsbewijs.

De deelnemersbijdrage wordt automatisch vastgesteld aan de hand van de gegevens zoals die op het moment van inschrijven geregistreerd staan. Deze gegevens zijn leidend. Als organiserende club kun je een deelnemersbijdrage voor leden en een voor niet-leden van de Atletiekunie instellen. Afhankelijk van de persoonsgegevens die bij inschrijving worden ingevuld, volgt automatisch de van toepassing zijnde deelnemersbijdrage.

Kan de deelnemer niet via iDEAL betalen, dan kan de Atletiekunie ingeschakeld worden om de inschrijving te verzorgen door te mailen naar zoekenboek@hardlopen.nl.

Annuleren en terugbetaling van deelnemersbijdrage

Een deelnemer kan tot twee dagen vóór de betreffende activiteit zijn inschrijving annuleren. (Als de activiteit op zaterdag plaatsvindt kan de deelnemer tot en met de donderdagavond daarvóór tot 23.59 uur annuleren).

Om te annuleren stuurt de deelnemer een verzoek hiertoe per mail naar zoekenboek@hardlopen.nl. Na akkoord wordt de deelnemersbijdrage met aftrek van administratiekosten binnen 30 dagen teruggestort.

De bij annulering in rekening gebrachte administratiekosten bedragen 20% van de deelnemersbijdrage, met een minimum van € 5,- en een maximum van € 15,-.

Er wordt geen deelnemersbijdrage terugbetaald indien er korter dan twee dagen vóór de betreffende activiteit geannuleerd wordt.

Als je als club een activiteit annuleert dan moet je dit via de mail melden aan zoekenboek@hardlopen.nl. De Atletiekunie zorgt er dan voor dat de volledige deelnemersbijdrage binnen 30 dagen gerestitueerd wordt. De communicatie naar de ingeschreven deelnemers is de verantwoordelijkheid van de organiserende club.

Uitbetaling deelnemersbijdragen aan de organiserende club

De deelnemer betaalt zijn deelnemersbijdrage via iDEAL rechtstreeks aan de Atletiekunie. Voor iedere deelnemer wordt 20% van de deelnemersbijdrage ingehouden door de Atletiekunie en ontvangt de organiserende club 80%. Uitzonderingen hierop zijn door de Atletiekunie ontwikkelde concepten zoals Yakult Start to Run. Hier wordt een vast bedrag per boeking aan de club uitbetaald. In het geval van Yakult Start to Run is dat €17,50 per boeking.

Van de 20% die wordt ingehouden, worden de administratiekosten en eventuele lidmaatschapskosten betaald, wordt er promotie gemaakt en verzorgt de Atletiekunie de doorontwikkeling van het systeem achter Zoek & Boek.

De organiserende club ontvangt de deelnemersbijdragen binnen vier weken nadat de activiteit gestart is. De Atletiekunie stuurt een factuur en betaalt het bedrag uit (self-billing).

Lidmaatschap Atletiekunie

Deelnemers aan een activiteit waarvoor via Zoek & Boek is ingeschreven en betaald, worden voor de duur van die activiteit tijdelijk lid van de Atletiekunie. Het tijdelijk lidmaatschap wordt automatisch stopgezet nadat de activiteit is beëindigd. De kosten voor dit tijdelijke lidmaatschap zijn verwerkt in de deelnemersbijdrage van de activiteit. Door dit tijdelijke lidmaatschap vallen alle deelnemers gedurende de deelname aan de activiteit zowel onder de collectieve aansprakelijkheidsverzekering als onder de collectieve ongevallenverzekering van de Atletiekunie. Het tijdelijke lidmaatschap houdt tevens in dat deelnemers onder het tuchtrecht van de Atletiekunie vallen.

Persoonsgebonden en minimale leeftijd

Een inschrijving door een deelnemer voor een activiteit in Zoek & Boek is persoonsgebonden en niet overdraagbaar aan derden. Dit heeft te maken met het feit dat voor de verzekeringen en het tuchtrecht de juiste persoonsgegevens van de deelnemers vooraf geregistreerd moeten zijn. Deelname is mogelijk voor personen vanaf 16 jaar (peildatum is de datum van de activiteit of van de eerste activiteit in een serie van activiteiten). Jongeren vanaf 12 jaar kunnen tegen betaling deelnemen als zij bij de activiteit vergezeld worden door een eveneens aan de activiteit deelnemende ouder of begeleider van tenminste 18 jaar. Ook hier is de peildatum de datum van de eerste activiteit.

Communicatie naar deelnemers

De deelnemer ontvangt na inschrijving een bevestigingsmail voor deelname aan de activiteit. De organiserende club is verantwoordelijk voor de verdere communicatie met de deelnemers.

Huisregels van de organiserende club

Naast de algemene voorwaarden voor deelnemers kun je als organiserende club aanvullende voorwaarden stellen voor deelname aan een activiteit. Deze voorwaarden worden eventueel door de club in de verdere communicatie met de deelnemers meegenomen.

  • Als organiserende club mag je deelnemers wegens gegronde redenen (bijvoorbeeld ongewenst gedrag of op grond van eerdere negatieve ervaringen) de toegang tot de activiteit en/of de sportlocatie ontzeggen
  • De deelnemer dient zich te houden aan de geldende gedrags- en of huisregels van de organiserende club.

Privacy

Zowel de Atletiekunie als de organiserende clubs hanteren de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Opgevraagde persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de organisatie van de activiteit en eventuele toepassing van verzekeringen en tuchtrecht, en worden nimmer aan derden verstrekt. Gegevens over deelname aan een activiteit uit Zoek & Boek worden om fiscale redenen gedurende 7 jaar bewaard.

Als je als club foto’s en / of filmopnamen wil maken met als doel de club te promoten, moet dit vooraf gemeld worden aan de deelnemers. Iedere deelnemer die via foto of opname in beeld wordt gebracht, moet een quitclaim tekenen.

even kijken hoe we dit bij YSTR hebben ingericht. Lijkt me voor de club een drempel om voor iedereen een quitclaim in te richten. Ik weet dat we hier voor YSTR ook iets in hebben gericht binnen de voorwaarden.

Corona

De Atletiekunie conformeert zich aan de geldende corona-protocollen (te vinden op www.atletiekunie.nl) waarbij door de veiligheidsregio’s op lokaal niveau hiervan kan worden afgeweken. De ter plekke geldende noodverordeningen en gemeentelijke bepalingen dienen altijd leidend te zijn.

Deelname en aansprakelijkheid

Deelname is geheel op eigen risico. De Atletiekunie noch de organiserende club is aansprakelijk voor ongevallen, schade en/of vermissing van eigendommen.

Eigendom

Zoek & Boek is eigendom van de Atletiekunie.

Algemene voorwaarden clubs Zoek & Boek 9 juli 2021